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更新日:2017年6月2日

公文書の誤廃棄について

 平成27年度の障がい者等医療費助成の診療報酬明細書(レセプト)を、保存文書として文書館地下書庫に引き継ぐ際、誤って廃棄してしまうという事案が発生いたしました。

 市民の大切な財産であり、適正に保管・保存すべき公文書を不注意から失ったことを、深くお詫び申し上げます。

 なお、当該文書は既に溶解処理されたことが確認されており、個人情報の外部流出は起きていないと判断しております。

 

1.文書の不明を確認した日

平成29年5月29日(月)

 

2.誤廃棄した公文書の内容

平成27年度障がい者等医療費助成のレセプト(社会保険加入者分)

平成27年2月診療~平成28年1月診療分 

保存年限 5年

 

3.件数

合計 60,215件

 

4.事案の発生経過

○平成29年5月29日

 文書館の職員から、本来廃棄されているべき平成23年度文書が地下書庫に残っている旨の連絡を受けた福祉医療給付課職員が、保存文書を調査したところ、保存されているはずの平成27年度の文書が見あたらないことに気付いた。

○平成29年6月1日

 文書の不明が判明して以降、文書の引継を行った職員や文書館職員等の関係者からの聞き取りを行うとともに、書庫の業務日報等の記録を調査した。その結果、平成29年3月21日にレセプトの引継を行った際、廃棄文書を置く場所に誤って保存すべき文書を置いてしまったために、同年4月19日に廃棄(溶解処理)されていたことが判明した。

 

5.今後の対応

(1)想定される影響とその対応

 誤廃棄されたレセプトの申請内容に変更があり、医療機関が再提出をした場合は、医療費助成のデータが市役所のシステム上に残っているため、ほぼ影響はないものと考えております。ただし、医療機関が請求を取り下げる場合等、これまではレセプトをお返ししているケースでは、レセプトの代わりとなる市の発行した証明書等をお渡しするなどの方法で対応させていただきたいと考えております。

(2)今後の取組

 今後は、改めて職員一人ひとりが、公文書は市民の財産であることを十分に理解するとともに、レセプトなど公文書の引継を行う際には複数人で確認を行うなど、再発防止に努めてまいります。

 

<問い合わせ先>

・レセプトの誤廃棄に関すること

福祉健康部 福祉医療給付課

 内線:3121~3123

 

・公文書の引継、廃棄に関すること

市民自治部 市民相談情報課 文書館

 内線:6254

 

 

情報の発信元

福祉健康部福祉医療給付課医療費給付・福祉給付・衛生施設担当

〒251-8601 藤沢市朝日町1番地の1 新館2階

電話番号:0466-25-1111 (内線)3121

ファクス:0466-50-8411

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