自治会・町内会の総会の書面開催

会員が一同に集まることなく、議決（表決）書を取りまとめることにより「書面による会議」と位置付け、総会を開催することも可能ですので、その方法をご紹介いたします。

書面会議を開催する際の段取り

規約等で特段の定めがない限り、書面で総会を開催する場合には次のような段取りが考えられます。

1. 会長等が、議案・議決方法の素案を策定
2. 役員会で、議案・議決方法の素案を承認
3. 回覧等により、議案・議決方法（案）を十分に周知（意見があれば、役員会で取扱いを協議）
4. 議案・議決方法を資料にまとめ、議決（表決）書を配布
5. 議決方法に基づき、書面による総会として承認
6. 回覧等により、総会結果を周知

ポイント

• 段取りを焦らず、十分な期間を設けて準備しましょう。
• 規約等に総会開催時期の定めがある場合は、規約等に定める役員会などにより、開催時期を変更することを会議で決定する必要があります。

 

書面による会議をご検討されている場合は、書式例をご用意しておりますので、ご参考ください。また、必要に応じて修正しご活用ください。

〇総会通知文（ワード：23KB）

〇総会結果通知文（ワード：18KB）