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更新日:2024年12月16日
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令和5年度における公文書管理等の状況
令和5年度における公文書管理状況
藤沢市公文書等の管理に関する条例第7条の規定に基づき令和5年度の行政文書の管理の状況について公表します。
●令和5年度作成文書数 2024.11.30現在
永年 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 | その他 | 計 |
8,602 | 15,058 | 56,318 | 4,467 | 68,378 | 2,824 | 155,647 |
●文書館保存行政文書
・簿冊 明治期~昭和56年度
保存期間 | 冊数 |
永年 | 6,852 |
*簿冊:ファイリングシステム導入前の文書で事業毎に起案文書等を1冊にまとめたもの
・ファイリング 昭和56年~令和4度
保存期間 | 永年 | 10年 | 5年 | 3年 | 延長 | その他 | 合計 |
フォルダー数 | 102,199 | 46,785 | 63,307 | 2,654 | 1,778 | 8,081 | 224,804 |
*ファイリング:保存期間別に事業毎の文書をフォルダーに入れたもの
●令和5年度文書館へ引き継いだフォルダー数
保存期間 | 永年 | 10年 | 5年 | 3年 | その他 | 合計 |
フォルダー数 | 2,830 | 4,174 | 11,771 | 1,203 | 1,022 | 21,000 |
*藤沢市行政文書取扱規程第42条第2項 「各課長は、毎年度末に、前年度に完結した行政文書のうちなお保存すべきものを、文書保存主管課長に引継ぐものとする。(略)」
●令和5年度末廃棄フォルダー数
10年保存 | 5年保存 | 3年保存 | 延長 | その他 | 計 | |
照会フォルダー数 | 4,508 | 12,522 | 1,219 | 139 | 897 | 19,285 |
変更フォルダー数 | 55 | 228 | 3 | 25 | 0 | 311 |
延長フォルダー数 | 55 | 10 | 1 | 14 | 1 | 81 |
廃棄フォルダー数 | 4,398 | 12,284 | 1,215 | 100 | 896 | 18,893 |
*変更:従前の保存期間をそれより長い期間に変更するもの
・10年→永年保存など
*延長:従前の保存期間から年限を決めて保存期間を延長するもの
・10年→令和6年度までなど
●永年保存文書の20年経過により見直しを行ったフォルダー数(対象:平成14年度文書)
照会フォルダー数 | 2,858 |
継続保存フォルダー数 | 2,274 |
廃棄フォルダー数 | 584 |
*藤沢市行政文書取扱規程第49条「永年保存文書で保存期間が20年経過したものについて、文書保存主管課長及び当該文書の関係課長は、引き続き永年保存をする必要があるかどうかを見直し、適切な措置を講ずるものとする。」
●令和5年度重要行政文書選定フォルダー数(令和4年度末廃棄予定文書から選別)
保存期間 | 永年 | 10年 | 5年 | 3年 | 延長 | その他 | 合計 |
フォルダー数 | 79 | 609 | 2,834 | 266 | 55 | 49 | 3,892 |
*藤沢市公文書等の管理に関する条例第5条第1項 「市長は、前条第2項の廃棄に関する基準に基づき廃棄するものとした行政文書のうち、市政の重要事項に関わり、市の活動や歴史を検証する重要な資料であるものを重要行政文書として引き続き保存するものとする。」
令和5年度職員研修の実施状況
・4月~5月 文書事務研修 庶務事務担当者を対象としたライブラリー研修
・10月 文書事務研修 新採用職員を対象とした研修(約50人×2回)
情報の発信元
市民自治部市民相談情報課文書館
〒251-0054 藤沢市朝日町12番地の6
電話番号:0466-24-0171(直通)
ファクス:0466-24-0172